何为「方案」?如何要写好一个方案?-转载

作者:鼎问 链接:https://www.zhihu.com/question/20790354/answer/826761021 来源:知乎 著作权归作者所有。商业转载请联系作者获得授权,非商业转载请注明出处。 我来正经回答下,哈哈。 前言 我们在日常工作中会不可避免要去编写各种方案,如技术方案、建设方案、项目建议书、实施方案、规划方案、解决方案等。 我们去浏览华为、阿里、腾讯、IBM、海尔等公司的官网,可以看到在首页比较显眼的位置,都有解决方案的入口,可见解决方案的重要性,笔者结合多年的实践经验,对解决方案的编写做一个系统的梳理。
注:本文所说的解决方案为针对客户的特定解决方案,当然,通用解决方案解决的是一个行业的通用问题,思路也是共通的。 首先我们对解决方案做一个定义。 解决方案是针对客户某些已经出现的或者可以预期的问题(技术、业务、管理等),不足,缺陷,需求等,所提出的一个解决问题的方案,同时能够确保加以有效执行。 解决方案的本质就是在客户利益和产品、产品的特性之间建立一个逻辑桥梁,必需有明确的对象,或者施行的范围和领域。 当然,也会遇到各种技术方案,如科研方案、计划方案、设计方案、施工方案、技术措施、技术路线、技术改革方案等。它是为研究解决各类技术问题所提出的方法与对策。 本文的目标是梳理方案设计的基本思路、要点,使方案设计更加规范、专业、精美,对方案设计的实战起到指导作用。 什么是好的解决方案呢? 从外在来看:方案图文并茂,既注重文字叙述,又有图形的直观阐述(有配套的拓扑图、实物图、线路图、原理图等图表)。具体表现为封面精美、目录清晰规范、装订精美,版面及格式规范、漂亮、图文并茂。
从内在来看:有以下7个方面。 •方案整体感强:结构完整,主要的项目俱全,无缺项漏项; •表达清晰准确:行文流畅,语言准确,思路清晰,重点突出,易于阅读,易于理解,简明扼要(忌大白话); •逻辑结构性强:金字塔结构,思路清晰,分层论述,标题即论点; •针对性强:符合客户需求、切实可行、针对性强,想客户所想; •体现专业性:超出20%-30%客户预计,想客户未想; •有创新点:概念创新、技术创新、产品介绍方式创新; •优势分析:提供优于竞争对手的优势分析(看情况提供)。 下面我们再看下不好的解决方案是怎样产生的?[1] 一是给客户的方案千篇一律,几乎很少谈到客户的现状、困难及需求。这种做方案的方法很简单,行内人士称为CV大法,写方案的时候主要做两个动作:Ctrl-C和Ctrl-V。不知道客户真正关心的是什么,对客户了解不够,没有针对性,无法解除客户心中的顾虑与疑虑。这种方案,问题倒是说了一大堆,不过没有一个在点上,完全是自己琢磨出来的问题。产生这种现象的原因是根本没调研或者没认真调研。 二是方案中谈的最多的是自己的产品,谈不出为客户创造了什么价值和效益。这根本就不是方案了,叫产品说明书更好。 三是谈不出与竞争对手的差异性,客户为什么要选择你。一本方案100页算少,200页算正常,300页也不罕见。如果一个项目有5家对手竞争。客户要拿出把《十万个为什么》都读完了的精神,才可能搞清楚大家都写了些什么东西。想想他会这样干吗?如果他不这样干,那我们应该怎么干?
CV大法产生的六无产品
产生不好解决方案的另一个重要原因是没有时间。往往是因为过快或过早承诺提供方案,还有是缺乏写作技巧。 要写好方案,首先要懂得换位思考,站在客户的角度去审视解决方案: •这方案能解决我们的什么问题和困难? •这方案能提供我们的效益是什么? •方案可信吗?谁的方案最佳?什么?别人的方案更好的解决了我的问题? •这方案值不值得现在投资?虽然能解决我的问题,但是也会有很多困难和顾虑,管理层会不会反对?你的实施团队咋样?我现在的基础会不会有问题?你都没告诉我啊?对不起,等等再说吧。 解决方案何时出招? 当然,客户跟我要,我不一定会马上给,要根据工作阶段提供不同类型的方案,可参考下表。
•公司白皮书,包括公司基本情况、创业故事、技术优势等。 •初步设计方案的目的框算项目的预算,提供多种解决手段和配置方式,提供不同预算的版本,供用户选择; •项目解决方案根据初步方案确定的思路,对方案进行深化设计;深化设计应对方案采用的技术细节、技术原理、产品做详细介绍;深化设计应提供详细的现状描述、系统图、技术方案、报价清单等;深化设计经过多次反复后最终才能确定,并最终影响招标文件。 •投标设计方案需要围绕招标文件展开,招标文件就是需求文件,围绕招标文件详细分析系统要求的性能、参数、功能、清单等设计;如果招标文件由我方引导,投标文件根据深化设计方案做应标调整;如果招标文件前期没有介入,则所选产品需要尽量满足招标文件要求,争取供应商/运营商的支持,经分析后可以提出优化设计方案建议;投标设计方案需要包含完整施工组织计划、售后服务承诺等。 从下面开始,将从规划构思、谋篇布局、行文格式、设计工具四个维度对怎样写好一份解决方案进行阐述。 一、规划构思 比如你要建造一座房子,你会先去找谁?是找瓦工、室内设计师,还是厨房供应商呢?当然都不是。你需要去找一个建筑师。建筑师会根据你的需求,设计房屋图纸。建筑师知道要问什么问题,如何组织这些问题,并且他可以从括业务、功能、技术和实现四个视角为你提供关于房屋建造的有用知识。
1、方案规划的四个视角 方案编写也同样有四个视角:业务视角、功能视角、技术视角、实现视角。
1、业务视角 (Business view) | 我们为什么做这些? 需要回答以下几个关键问题: ①有哪些内部和外部的驱动力? ②有哪些业务模型和流程? ③哪些人参与到业务流程中? ④项目目标是什么? ⑤如何衡量解决方案是否成功? 2、功能视角 (Functional view) | 这个解决方案应该做什么? 回答以下几个关键问题: ①完整的解决方案能做什么? ②如何使用它? ③它能提供哪些服务? ④它将提供哪些信息?提供给谁? ⑤解决方案必须具备什么质量? 3、技术视角 (Technical view) | 这个解决方案如何工作? 回答以下几个关键问题: ①系统的结构如何,怎么构建? ②接口和其他约束条件是什么? ③需要哪些应用和数据? ④基础架构是什么样? ⑤适用哪些技术标准? ⑥如何保证系统质量? 4、实现视角 (Implementation view) | 用什么来实现这个解决方案? 回答以下几个关键问题: ①需要哪些供应商的哪些产品? ②需要哪些组件来建立系统? ③系统如何开发和部署? ④使用哪些验证方法? ⑤如何管理? ⑥资金来源是什么? 二、谋篇布局 解决方案有了准确的规划构思,就可以进行谋篇布局了。先看一个医院看病的例子。
1、方案的一般组成 解决方案的谋篇布局与上面看病的例子类似。内容一般由项目总述、现状及需求分析、系统总体设计、系统详细设计、项目管理和实施、效益分析、投资概算和附件等组成。
注:对于多系统的综合性方案, 以子系统为独立章节,每个子系统包括(系统设计、产品介绍、系统功能等)。注意过渡,章节间加过渡说明语句,承上启下。站在客户的角度思考和解决问题。 ①总述部分 一般包括建设背景、建设目标、建设范围和建设原则,见下表:
②现状及需求分析部分 一般包括现状分析、需求描述、需求分析和建设必要性,见下表:
•项目概述一章已经明确说明了当前的问题,项目建设的目标和项目建设的范围,为何还需要做项目需求分析。其最大的原因是项目概述里面从问题域目标域是没有分析过程的,所以无法看到问题和实现之间的真正关系,也无法看到目标是如何落地的?而需求分析的重点就是我们是如何看待问题的,如何理解需求的,如何理解需求和目标之间的关系的。只有需求分析清楚了才能够朝解决方案过渡。 •对于需求分析我们仍然建议采用如下的思考方式,即首先是描述现状,然后是根据目标来分析问题,而问题即是我们最终想要的需求。需求分析一定是现状+目标,通过这两者之间存在差距而产生的问题。 •现状分析如何做?在建议书阶段很难按照动态分析流程调研的思路做详细的现状分析,因为我们建议的现状分析至少需要体现分类和分解的思路。比如现状分析从业务和IT两个方面的分析,业务又可以从业务流程,数据,组织三个方面来分析,IT又可以从系统建设情况,系统集成情况,系统管控情况多个方面来分析。总之现状分析要体现这种展开的思路,覆盖和项目相关的所有现状点,保证分析的全面性。 •现状分析完后根据和目标的匹配提出具体的问题,问题即是我们需要的需求清单,需求清单又可以做简单的优先级排序,这个是解决方案所需要的关键输入材料。 ③总体设计部分 一般包括设计依据、设计思路、架构设计、网络及硬件设计、系统创新/特色、平台选型等,见下表:
注:“总体设计”客户技术负责人重点关注的地方,通过总体设计把握整个系统设计的大方向,在系统总体设计一定要体现整个方案的精华所在,以取得客户技术负责人的基本认可。 ④详细设计部分 一般包括应用软件技术方案、IT硬件技术方案、设备技术方案、基础平台技术方案等,见下表:
⑤项目管理与实施部分 一般包括项目管理、项目实施、项目进度计划、人员安排、用户培训等。
注:一个方案如果没有办法落地和实施,再怎么完美也是没有用的,我们需要的解决方案是可实施的可行方案,而不一定是最优方案。 ⑥效益分析部分 一般包括社会效益分析、经济效益分析、环境效益分析等。
⑦投资概算部分 包括项目投资概算总表和项目投资概算明细表,有的需要附上投资依据。
⑧附件 一般包括产品彩页、图纸、业绩案例、公司介绍及相关资质、阅读提示或摘要等。
三、行文格式 前面两部分阐述了方案的内在,第三部分将对方案的外在进行一个详细说明,做到“金玉其外”。 1、封面 方案需要包装,门面不可忽略。封面要素一般要包含:公司LOGO、公司名称、具有客户元素图片或表现解决方案主题元素图片、日期等。
注意:单独分节,不设置页码。 2、标题 标题一般到5级,定义好自动更新,字体加粗,居左对齐,标题中的数字建议采用Arial Unicode MS字体,文字用宋体,字号大小依次为二号、小二、三号、小三、四号、最小到小四,段前段后6磅。 3、目录 字体为宋体、小四、1.5倍行间距,一般到三级标题,单独分节,单独设置页码,页码采用一般采用(I、II、Ⅲ…)这种罗马数字。
注意:结构清爽,排列整齐。最后要进行目录刷新! 4、页眉、页脚 页眉一般包括公LOGO、公司中文名称、英文名称。页脚一般只包括页码,页码一般居中对齐。
5、页码 页码一般居中对齐、封面不设置页码、目录单独设置页码、正文内容单独设置页码、正文页码采用(1、2、3…)这种阿拉伯数字。
6、正文 文字采用A4版面、1.5倍行距、宋体、小四、段前段后0行。
注意: 方案的文字可能来自很多方面,建议多采用选择性粘贴,和整个文档格式保持一致。粘贴过来的Excle表格可能会造成页面纸张大小的改变,注意调整。 项目符号/编号建议对符号/编号采用一致的方式,可采用序号形式或符号形式。
注意:需要强调数目的用序号形式,不需求强调数目的用符号形式;如果存在多级,上级采用序号形式,下级采用符号形式。同时注意编号的起始! 图片需要加编号和边框。在每张图片下方加自动编号,如”图2-1 XXX”字体一般采用宋体、五号、加粗。图片加边框,一般居中对齐。位置灵活采用“嵌入文本行中”的形式和“文字环绕”形式。
注意: 图片说明采用解释性文字、方便阅读; 加水印,保护版权;方案完成后,全选,按F9键刷新编号。 表格需要设置编号,并对表格进行调整。在每张表格上方加自动编号, 如”表2-1 XXX”,字体一般采用宋体、小五、加粗。对表格进行调整时建议对齐到窗口,重新格式线表格线粗细,设置跨页重复标题行,突出标题行的颜色,表格的字体一般用五号,单倍行距。 本部分最后总结下方案排版的注意细节。
四、设计工具 工欲善其事,必先利其器! 作为方案设计编写人员应该学好和用好下面的一些工具。
这些都是方案的表达方式:OFFICE用于方案文档,AUTOCAD用于图纸设计、VISIO用户拓扑图设计、PHOTOSHOP用户图片加工处理、COREDRAW用户图片、图纸处理、 SnagIt 用于截图,快速加水印。 五、总结与注意事项 1、做好方案的九阴真经
•动笔前先打一个电话,听听需求方案人的想法和需求,可以启发大量写好方案的线索; •找一个好的标准模板,站在巨人的肩上,就算没有提高也是巨人; •先构思提纲,再讨论,最后动笔:没有结构化的思维,写出来方案是一盘散沙,结构化的思维得到认可后就不会遇到写好被推翻的尴尬,可以用思维导图来协助自己写方案; •在规定的时间和安静的地方去写,处理掉小事情才有功夫写大文章,不连续的写作会导致不连续的思维; •按客户业务逻辑写,一切以客户为中心; •认真准备目录提示和摘要,领导是最大的群众,领导不爱厚方案; •随时积累素材; •多写,熟能生巧; •寻求回馈意见持续改进。 2、认真检查! 假如你能像看下图那么认真…
检查项包括: •替换不完整 •替换过度 •只注意文字替换 •忽视页眉页脚的替换 •目录忘记刷新 •案例不对 •联络方式不对 •文件属性没有更改 •堆砌专用词汇和概念 •文件格式(doc、docx) 附Cheklist:
3、平常注意积累解决方案素材库 •标准公司介绍 •公司介绍PPT版本 •公司营业执照电子版 •公司资质文件电子版 •公司获奖材料 •法人代表授权书模板 •公司在有影响的电台,媒体上发表的资料、视频、图片 •公司近三年的财务数据报表 •公司主要政府领导人考察照片 •公司参加的主要社会公益活动照片 •公司近三年的销售业绩 •标准产品介绍 •能让客户快速启蒙的产品简明介绍材料(彩页) •产品技术白皮书 •产品实施白皮书 •产品常用报价模板(N个版本) •主导产品功能明显表和简要说明 •主导产品与竞争对手的对比清单 •公司公开发表的技术论文清单 •典型用户明细表(包括地区、分年份、分行业典型用户清单) •公司典型用户综合介绍材料 •公司产品图片,软件截图,现场安装图、工艺图等 •负面用户明细表 •竞争对手近年来典型解决方案 •项目立项建议书模板 •豪华版本解决方案模板 •简明版本解决方案模型 •业务调研报告模板 •产品解决方案演示PPT •产品解决方案配套视频演示动画 •主导产品用户手册电子版 •主导产品系统管理员手册 •主导产品二次开发手册 •项目实施方案书模板 •客户常见问题FAQ应对 •项目过程控制文档体系清单和模板 4、用图表说话 如:A比B长、B比C长、所以,A比C长。改为图表更直观。
5、厚方案“瘦身”技巧
6、薄方案“增肥”技巧 •把内容多的文字分段; •方案留白,适当插入分页符; •多放图片或图表; •增加行距,一般1.5倍,可适当增加到1.8倍。 7、成本核算及保密 成本核算一定要准确,并争取成本优势。发送给用户之前,把每个文件作次检查,并由主管领导审核报价。尽量不要用Excel表发送清单,错发成本这样的事情会发生(一般会用Excel做成本核算,设置隐藏列),但一旦发生要努力补救。 切忌把成本发给用户!!! 注意方案保密:可转换为加密的PDF格式。 8、方案编写人的标准(要求) •文笔好,有较强的语言组织能力; •条理性好,头脑灵活清醒; •细心、耐心、有责任心; •精通本行业知识,熟悉相关行业知识,有较宽的知识面; •熟练掌握计算机、网络知识,计算机制图,有一定的平面设计功底; •能够运用现有的知识、产品进行科学、合理、切实可行的拓展; •思维开阔,思想灵活,善于组织,统筹把握能力强; •良好的文字组织与语言表达能力; •积累多方面的技术知识与操作能力; •严谨认真的工作态度,勤奋; •有良好的身体素质,身体强壮!(O(∩_∩)O哈哈~)

参考

  1. ^解决方案的意义 http://www.doc88.com/p-897110865446.html
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